Så skapar ni en effektiv säkerhetspolicy på arbetsplatsen

Vad är en säkerhetspolicy och varför behöver ni en?

En säkerhetspolicy är ett formellt dokument som beskriver hur en organisation arbetar med säkerhet och arbetsmiljö. Den fastställer principer, ansvarsfördelning och riktlinjer som ska genomsyra hela verksamheten. Från ledningsnivå till varje enskild medarbetare. En väl utformad säkerhetspolicy är inte bara ett dokument som samlar damm i en pärm, utan ett levande verktyg som påverkar hur organisationen agerar i vardagen.

I Sverige är arbetet med säkerhetspolicyer nära kopplat till det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), som regleras av Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1. Enligt dessa föreskrifter ska arbetsgivaren bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete som en naturlig del av verksamheten. En säkerhetspolicy är en central del av detta arbete — tillsammans med rutiner, riskbedömningar, uppgiftsfördelning och årlig uppföljning — och ger riktning åt organisationens förebyggande insatser.

Arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.

— AFS 2023:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete, 2 §

Utöver de juridiska kraven finns det starka affärsmässiga skäl att ha en tydlig säkerhetspolicy. Organisationer med en väl förankrad policy kan få färre arbetsplatsolyckor, lägre sjukfrånvaro, bättre medarbetarengagemang och en starkare säkerhetskultur. Policyn signalerar dessutom till anställda, kunder och samarbetspartners att organisationen tar säkerhet på allvar. Något som kan vara avgörande i upphandlingar och avtalssituationer. Läs mer om arbetsgivarens ansvar enligt Arbetsmiljölagen.

Vad bör en säkerhetspolicy innehålla?

En komplett säkerhetspolicy bör vara tydlig, konkret och anpassad till er specifika verksamhet. Även om varje organisations policy kommer att se olika ut, finns det centrala delar som alltid bör finnas med.

Syfte och vision

Inled policyn med ett tydligt syfte. Varför finns den? Vad vill organisationen uppnå? En bra formulering kan vara: "Vår säkerhetspolicy syftar till att skapa en arbetsmiljö fri från olyckor, hot och ohälsa, där varje medarbetare känner sig trygg och kan utföra sitt arbete under säkra förhållanden."

Ansvarsfördelning

Specificera vem som ansvarar för vad. Arbetsmiljöarbetet kräver allas medverkan, men arbetsgivaren har huvudansvaret. Det måste finnas en tydlig struktur:

• Ledningens ansvar: Fastställa policy, avsätta resurser, följa upp och visa engagemang.
• Chefers och arbetsledares ansvar: Genomföra riskbedömningar, säkerställa att rutiner följs, rapportera avvikelser uppåt.
• Medarbetares ansvar: Följa säkerhetsrutiner, rapportera risker och incidenter, delta i utbildningar.
• Skyddsombudets roll: Bevaka arbetsmiljön, delta i riskbedömningar, vara en länk mellan medarbetare och arbetsgivare.

Riskbedömning och förebyggande åtgärder

Beskriv hur organisationen arbetar med att identifiera, bedöma och åtgärda risker. Detta inkluderar regelbundna riskanalyser, arbetsplatsronder och rutiner för att hantera identifierade brister. Policyn ska klargöra att riskbedömning är en kontinuerlig process. Inte en engångsinsats.

Rutiner vid incidenter

Definiera tydligt vad som ska hända vid en olycka, ett tillbud eller en hotfull situation. Vem kontaktas? Hur rapporteras händelsen? Vilka omedelbara åtgärder ska vidtas? En tydlig eskaleringstrappa. Från medarbetare via chef till larmcentralen. Kan rädda liv. Här bör även rutiner för personlarm och övrig säkerhetsutrustning beskrivas.

Utbildning och kompetens

Ange vilka säkerhetsutbildningar som krävs för olika roller, hur ofta de ska genomföras och hur organisationen säkerställer att alla har nödvändig kompetens. Det kan handla om allt från introduktionsutbildning för nyanställda till specialiserade utbildningar inom hot och våld, brandskydd eller första hjälpen.

Säkerhetsutrustning

Specificera vilken säkerhetsutrustning som ska finnas tillgänglig, hur den ska användas och underhållas. I verksamheter där medarbetare arbetar ensamma eller i utsatta situationer kan personlarm vara en lämplig åtgärd, baserat på den riskbedömning som arbetsgivaren är skyldig att genomföra. Arbetsmiljöverket anger att arbetstagare vid ensamarbete ska kunna kalla på snabb hjälp — hur det löses beror på verksamhetens specifika risker.

Steg 1: Kartlägg risker och behov

Innan ni sätter penna till papper behöver ni förstå er organisations faktiska risksituation. En säkerhetspolicy som inte baseras på verkliga förhållanden riskerar att bli ett tandlöst dokument utan praktiskt värde. Kartläggningen är fundamentet som resten av policyn byggs på.

Genomför en systematisk riskanalys

Börja med att inventera alla arbetsuppgifter, platser och situationer där risker kan uppstå. Fokusera på de största riskområdena:

• Fysiska risker: Tunga lyft, farliga maskiner, fall, buller, kemikalier.
• Organisatoriska och sociala risker: Stress, hög arbetsbelastning, bristande stöd, mobbning.
• Hot och våld: Klientkontakt, myndighetsutövning, ensamarbete i utsatta miljöer. Läs mer om regler och krav vid ensamarbete.
• Organisatoriska risker: Brister i kommunikation, otydlig ansvarsfördelning, avsaknad av rutiner.

Samla in data från flera källor

En bra riskbild bygger på flera informationskällor. Använd er av:

• Medarbetarenkäter: Anonyma enkäter ger insikt i upplevda risker och trygghetskänslan på arbetsplatsen.
• Incidentstatistik: Analysera tidigare olyckor, tillbud och incidentrapporter för att identifiera mönster.
• Arbetsplatsronder: Fysiska inspektioner av arbetsplatsen ger en konkret bild av potentiella riskkällor.
• Intervjuer med nyckelpersoner: Prata med chefer, skyddsombud och medarbetare som har direkt erfarenhet av riskfyllda situationer.
• Branschdata: Jämför med statistik och rekommendationer från Arbetsmiljöverket och branschorganisationer.

Prioritera och dokumentera

Rangordna de identifierade riskerna efter sannolikhet och konsekvens. De risker som har hög sannolikhet och allvarliga konsekvenser ska prioriteras först. Dokumentera allt noggrant. Denna dokumentation utgör underlaget för att skriva en relevant och träffsäker policy.

Steg 2: Skriv policyn

Med en gedigen riskanalys som grund är det dags att formulera policyn. Målet är att skapa ett dokument som är tydligt, konkret och möjligt att följa i praktiken. En policy som är vag eller teoretisk riskerar att ignoreras.

Använd tydligt och konkret språk

Skriv på ett språk som alla i organisationen kan förstå. Undvik juridisk jargong och abstrakta formuleringar. Istället för att skriva "Risker ska beaktas i tillämplig utsträckning" bör ni skriva "Alla chefer genomför en riskbedömning innan nya arbetsuppgifter eller projekt startar, enligt den metod som beskrivs i bilaga 2."

Formulera konkreta åtgärder

För varje riskområde ska policyn ange konkreta åtgärder. Några exempel:

• Hot och våld: "Medarbetare med klientkontakt i riskutsatta situationer utrustas med personlarm efter genomförd riskbedömning. Larmrutiner övas minst en gång per halvår."
• Ensamarbete: "Ensamarbete i klassade riskområden kräver personlarm med larmcentralsuppkoppling och schemalagda incheckningsrutiner."
• Incidentrapportering: "Alla tillbud och incidenter rapporteras via det digitala rapporteringssystemet inom 24 timmar. Chefen ansvarar för uppföljning inom 5 arbetsdagar."

Skapa en tydlig eskaleringstrappa

Definiera vad som ska hända vid olika typer av händelser. En eskaleringstrappa kan se ut så här:

1. Nivå 1. Tillbud: Medarbetaren rapporterar till närmaste chef. Chef dokumenterar och åtgärdar inom en vecka.
2. Nivå 2. Incident: Chef informerar säkerhetsansvarig. Utredning inleds inom 48 timmar. Åtgärdsplan upprättas.
3. Nivå 3. Allvarlig händelse: Omedelbar larmning via personlarm och/eller larmcentralen. Krisledningsgruppen aktiveras. Anmälan till Arbetsmiljöverket vid dödsfall, svårare personskada eller allvarligt tillbud (AML 3 kap. 3 a §).

Steg 3: Implementera och förankra

En säkerhetspolicy som inte är känd och accepterad av organisationens medarbetare har inget värde. Implementeringen är ofta den mest utmanande fasen, men också den mest avgörande. Här avgörs om policyn blir ett levande verktyg eller ett arkivdokument.

Utbilda hela organisationen

Alla medarbetare behöver förstå vad policyn innebär för just deras roll. Utbildningen bör anpassas efter målgrupp:

• Ledningsgruppen: Fokus på strategiska åtaganden, resursallokering och uppföljningsansvar.
• Chefer och arbetsledare: Praktisk tillämpning, riskbedömningsmetodik och incidenthantering.
• Alla medarbetare: Grundläggande säkerhetsrutiner, larmhantering, rapporteringsprocedurer och rätten att säga ifrån.

Överväg att anlita externa experter för specialiserade utbildningsinsatser. Personsäkerhetsgruppen erbjuder skräddarsydda utbildningar inom personsäkerhet, hot och våld samt larmhantering som kan integreras med er policyimplementering.

Kommunicera bred och tydligt

Policyn ska kommuniceras via flera kanaler för att nå alla medarbetare. Använd personalmöten, intranätet, anslagna dokument på arbetsplatsen och digitala utbildningsplattformar. Nyckeln är upprepning. Ett enda mejl med policyn som bilaga räcker inte.

Ledningens engagemang är avgörande

Forskning visar konsekvent att ledningens engagemang är den enskilt viktigaste faktorn för en fungerande säkerhetskultur. Om ledningen aktivt visar att säkerhet prioriteras. Genom att delta i utbildningar, följa upp incidenter och avsätta resurser. Sänder det en signal genom hela organisationen. Omvänt: om ledningen talar om säkerhet men inte agerar därefter, genomskådar medarbetarna det snabbt.

Arbetsgivaren ska varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra ska det förbättras.

— AFS 2023:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete, 11 §

Gör policyn tillgänglig

Säkerhetspolicyn ska vara lätt att hitta och referera till i vardagen. Placera den på en central plats i det digitala arbetsutrymmet, se till att det finns fysiska kopior på arbetsplatsen och överväg att skapa en kort sammanfattningsversion. Ett "fickkort". Som medarbetare kan ha tillgängligt. Ju lättare den är att nå, desto större chans att den faktiskt används.

Steg 4: Följ upp och förbättra

En säkerhetspolicy är aldrig "färdig". Arbetsplatser förändras, nya risker uppstår och regelverk uppdateras. Utan regelbunden uppföljning riskerar policyn att bli föråldrad och irrelevant. Uppföljning och kontinuerlig förbättring är det som skiljer organisationer med genuint hög säkerhetsnivå från de som bara har en policy på pappret.

Genomför årlig revision

Sätt av tid minst en gång per år för en grundlig genomgång av policyn. Vid revisionen bör ni:

• Utvärdera om policyn fortfarande speglar verksamhetens risksituation.
• Kontrollera att alla delar av policyn efterlevs i praktiken.
• Uppdatera policyn utifrån nya risker, lagändringar eller organisationsförändringar.
• Inhämta feedback från medarbetare, skyddsombud och fackliga representanter.

Följ upp incidenter systematiskt

Varje incident, tillbud eller avvikelse är en möjlighet att lära och förbättra. Analysera inte bara vad som hände, utan varför det hände. Identifiera rotorsaker och vidta åtgärder som förhindrar upprepning. Dokumentera alla uppföljningar och se till att åtgärder genomförs inom rimlig tid.

Mät och följ upp nyckeltal

Definiera mätbara nyckeltal (KPI:er) som visar hur säkerhetsarbetet utvecklas över tid. Relevanta nyckeltal kan vara:

• Antal rapporterade incidenter och tillbud per kvartal.
• Genomsnittlig tid från rapport till genomförd åtgärd.
• Andel medarbetare som genomgått säkerhetsutbildning.
• Resultat från medarbetarenkäter om upplevd trygghet.
• Antal genomförda arbetsplatsronder.

Bygg en kultur av kontinuerlig förbättring

Det yttersta målet är att skapa en organisationskultur där säkerhet inte ses som en pålaga utan som en naturlig del av hur ni arbetar. Det kräver uthållighet, engagemang och en vilja att ständigt bli bättre. Fira framsteg, var transparent med brister och involvera medarbetarna i förbättringsarbetet.

Behöver ni hjälp att ta nästa steg? Personsäkerhetsgruppen erbjuder rådgivning och utbildning som hjälper er att omsätta policyn i praktiken. Med rätt utrustning, rätt kunskap och rätt stöd. Vi börjar gärna med en kostnadsfri konsultation där vi kartlägger era behov och föreslår konkreta lösningar.